歯科医院の予約のドタキャンを防いで業務改善に繋げよう
歯科衛生士の皆様、予約のドタキャンってされたことありますか？
むしろ、されたことない方はいらっしゃいますか？？
歯科衛生士のお悩みの1つが予約のドタキャン。
「来られないならさっきの患者様治療できたのに」
「全部準備していたのに」
「来週はもう予約が埋まっちゃったのに」
そもそもなぜドタキャンするのでしょうか？
電話一本あれば済む話なのに…
モヤモヤしてしまう歯科衛生士、受付の皆様の気分が少しでも晴れていただければ嬉しいです。
目次
歯科医院の予約は忘れられやすい
患者様はどうしてドタキャンをしてしまうのでしょうか。
一番多い理由は「予約を忘れていた」です。
歯科衛生士の皆様にとっては「自分の治療の予約なのに忘れるの？！」と思われるかもしれませんが、実際そうなんです。
患者様は自分の治療の予約を忘れてしまうんです。
外傷や病気、はたまた眼のことなどはみなさん意識が働いて「病院に行かないと」と思って行動を起こします。
しかし、歯科医院になるとすっかり忘れてしまうのです。
痛みが無い方の予約やメンテナンスの予約などは特にその傾向があるのでは無いでしょうか？
「歯医者の予定だけど遊び入れちゃお」など意図的にすっぽかしてしまう方は論外ですが、予約のことを忘れてドタキャンをしてしまう人の数を減らすことはできるのでしょうか。
ドタキャンする患者様を減らすことが院内業務をスムーズにする鍵！
「一言電話をくれたらいいのに」という歯科衛生士さんの気持ちはよく分かります。
こちらに関して考えられる理由は2つあります。
歯科医院の予約自体を忘れてしまう患者様
前述のように、予約したことをさっぱり忘れているパターンです。
忘れてしまっているので、自発的に電話をすることなどありません。
意外と多い「気まずくなって電話ができない」患者様
気まずくなってしまって電話できない、という患者様は意外と多いんです。
「予約があること今思い出したけど今から行っても間に合わない」
「明日予約だったのに仕事の予定入れてしまった」
後ろめたさからか、罪悪感からか、電話することがなんとなく気まずくなってしまってドタキャン、そのまま行けずじまい…
歯科衛生士の皆さん、いらっしゃいませんか？こんな患者様。
悪いことをしたと「思っている」だけで、やっている行為は歯科衛生士の皆さんにとっては迷惑極まりない行為ですよね。
どうやったら電話を入れてくれるようになるのでしょうか。
こういう患者様を一人でも減らすことができたら、業務効率化につながります！
事前連絡と電話以外のお問い合わせ先を用意して、歯科衛生士の負担を減らす！
「予約を忘れてしまう」患者様への対処法としては事前に連絡を入れることに尽きると思います。
1日前か2日前がベストですね。
来院するかどうかの確認と、もし来られなくなっているとしたら次の予約はいつがいいのかをお尋ねする。
電話に出られない方もいらっしゃるので、次回予約を取る際にご一報を何時に入れるなどお伝えしておくといいですね。
電話ができない人は、きっと「自分の声で伝えるのが気まずくて嫌」という方です。
SNSや医院公式LINE、または専用のお問い合わせメールなどがあるとそちらを活用する患者様もいらっしゃるかもしれませんね。
お仕事中の方はどうしても電話をできる時間が限られてしまうので、今の取り組みのままでドタキャンが減らないようでしたら、上記のように新たなシステムを導入するなど対策を講じる必要がありそうです。
確実に予約を入れて歯科衛生士にとって働きやすい環境にしましょう
いかがでしたか？
毎日忙しい歯科衛生士業務。
「ドタキャンされたから予定が狂ってしまった！」
それで余計に忙しくなる次週…
そんな悪循環から早く抜け出しましょう！
最後になりますが、ドタキャンをされてしまう原因はあくまで患者様です！
歯科衛生士のあなたは何も悪くありません。
ネガティブになったり落ち込んだりせず、
「ドタキャンを防げたらもっと効率的になるかな」
「効率的に回せたらもっと早く帰れるかな」
と、ポジティブに考えていくことをお勧めします！
